1. Rekisterin ylläpitäjä

Power ITF Taekwon-do ry
Jauhajankuja 1 B 10
00990 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ian Berkinfand
Puheenjohtaja
040 937 3101
ian.berkinfand(a)gmail.com

3. Rekistereiden nimet

Power ITF Taekwondo ry –Jäsenrekisteri, kotisivut, tapahtumiin ilmoittautuminen, kirjanpitojärjestelmä
ITF Database – ITF maailmanliiton jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Power ITF Taekwon-do ry:n ja ITF Taekwon-do liitto ry:n palveluiden toimittamiseksi sekä näiden palvelujen käyttämiseen liittyvien tiedotteiden toimittamiseen.
Henkilötietojen käsittelyperusteena on jäsenyyssuhde. Yhdistyksen jäsenluettelon pitämistä koskevan yhdistyslain (503/1989) 11 §:n pääsäännön mukaan yhdistykset saavat pitää luetteloa omista jäsenistään, koska niillä on tähän lakiperusteinen velvollisuus.

5. Rekistereiden tietosisältö

- Nimi
- Osoite
- Syntymäaika
- Puhelinnumero
- Dan-sertifiointinumero
- ITF-Passin numero
- ITF Database numero
- Toimintaan osallistumisen kannalta merkittävät terveystiedot
- Kuvauslupa

Alaikäisten kohdalla käsitellään lisäksi seuraavia tarpeellisia tietoja:

- Huoltajan etu- ja sukunimi
- Huoltajan puhelinnumero
- Huoltajan sähköpostiosoite

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja lisätään rekisteriin seuran hallituksen toimesta tai heidän pyynnöstään Power ITF Taekwon-do:n palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Taekwondo liitto ry:n urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Taekwondolisenssi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään SUOMISPORT ylläpitämässä rekisterissä. Lisätietoja SUOMISPORT noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://info.suomisport.fi/suomisport-tietosuoja/

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yh distykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Power ITF Taekwon-do ry.n tietoverkko ja laitteisto, joilla rekisterit sijaitsee, on suojattu palomuurilla sekä muilla turvallisuustason takaavilla teknisillä toimenpiteillä.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.